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Verwaltungsumbau mit B & P nach Gemeindezusammenschluss abgeschlossen

Nach 1,5 Jahren konnte Ende Juni der Verwaltungsumbau einer sächsischen Kommunen abgeschlossen werden. Gegenstand des Auftrags war die Durchführung einer Organisationsuntersuchung mit der Erarbeitung neuer Stellenbeschreibungen und der Bewertung dieser Stellen. Außerdem erfolgte eine einjährige intensive Begleitung der Kommune bei der Umsetzung. Auslöser für die durchgeführte Untersuchung war ein freiwilliger Gemeindezusammenschluss.

Häufig wird das Thema Neuorganisation der Verwaltung (Verwaltungsumbau) im Zusammenhang mit freiwilligen Gemeindezusammenschlüssen vernachlässigt. Aber die Erfahrung aus dem abgeschlossenen Projekt zeigt noch einmal, dass dieses sensible Thema von erheblicher Bedeutung für die erfolgreiche Umsetzung eines Gemeindezusammenschlusses und der Realisierung entsprechender Synergien ist. Dabei gilt es neben den organisatorischen Überlegungen zahlreiche Einzelbereiche zusammenzuführen und das künftige Vorgehen zu vereinheitlichen, aber auch zwei bisher unterschiedliche Verwaltungskulturen zusammenzuführen. Gerade Letzteres erweist sich in der Praxis als große Hürde, so dass selbst scheinbar einfache Entscheidungen wie die Frage der Büroraumverteilung zu hochemotionalen Angelegenheiten werden.

Wir haben das Projekt zunächst mit einer Auftaktveranstaltung für alle Mitarbeiter begonnen und konnten durch eine frühzeitige Einbindung des Personalrates die Akzeptanz auf Seiten der Mitarbeiter erhöhen. Mit der Durchführung eines vertraulichen Einzelgespräches mit jedem Mitarbeiter konnten wir einerseits die bisherigen Aufgaben in den beiden Altgemeinden erfassen und andererseits den betroffenen Mitarbeitern die Möglichkeit geben sich aktiv in den Veränderungsprozess einzubringen. Im Laufe des Projektes fanden immer wieder Abstimmungen mit den Projektverantwortlichen auf Seiten der Kommune statt. In einem ersten Schritt wurden die Ergebnisse der Einzelgespräche und der ausführlichen Unterlagenauswertung in einem Grobkonzept zusammengefasst. Dieses Grobkonzept wurde mit den Verantwortlichen der Kommune intensiv diskutiert bevor alle Überlegungen im Feinkonzept stellenbezogen umgesetzt wurden. Auf der Basis des Feinkonzeptes erfolgten die Erarbeitung der neuen Stellenbeschreibungen und die Bewertung der Stellen in einem rechtssicheren Eingruppierungsgutachten je Stelle. Selbstverständlich wurden die Ergebnisse des Gutachtens in den entsprechenden politischen Gremien vorgestellt.

In der nächsten Projektphase konnten wir die Kommune über ein Jahr im Rahmen der Umsetzung begleiten. Diese Phase wurde mit einem Auftaktworkshop für alle Mitarbeiter symbolisch begonnen. Kern des Workshops waren die Vorstellung des Gutachtens und ein Thementeil zum Umgang mit Veränderungen (Change Management). Außerdem wurde ein Maßnahmenplan erarbeitet. Gegenstand der Umsetzungsbegleitung war auch die Begleitung der Amtsleiter bei Personalgesprächen. Ebenso wurden im Laufe der Umsetzung Anpassungsbedarfe gegenüber dem ursprünglichen Organisationsvorschlag erforderlich, was nie vollständig vermieden werden kann. Wir beraten, bis hin zur Ausarbeitung einer Betriebsvereinbarung.

Am Ende des Projektes zeigten sich alle Beteiligten mit dem Erreichten zufrieden, auch wenn noch ein erheblicher Teil der Umsetzung in den nächsten Jahren vor der Verwaltung liegt. So soll bspw. noch die Einführung eines zentralen Gebäude- und Liegenschaftsmanagements forciert werden. Verwaltungs(neu)organisation ist eben ein Projekt von Jahren und nicht von Monaten.